Direction générale des ressources humaines (DGRH)

Service du personnel de l'Etat de Vaud

Travaux de préparation pour la nouvelle DGRH

Consécutivement au départ à la retraite du Chef de service du SPEV et à une réorganisation de certains services de l’État, le Conseil d’État a décidé, le 9 février 2020, de créer, au Département des infrastructures et ressources humaines (DIRH), une nouvelle Direction générale des ressources humaines (DGRH), avec l’actuel service du personnel de l’État de Vaud (SPEV). En raison de la pandémie COVID-19, après avoir reporté puis annulé la procédure de recrutement du·de la nouveau·velle Directeur·trice de la DGRH, le Conseil d’État a chargé le Chef du SPEV de contribuer activement aux réflexions qui aboutiront à la constitution de la Direction générale des ressources humaines (DGRH).

Issue d’une large participation de l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs du SPEV aux réflexions, l’organisation de la DGRH renforce tant la notion d’une entité au service des services que l’appui au recrutement du personnel de l’ACV et à leur développement professionnel ainsi que le soutien aux entités quant à la cohérence de l’organisation des postes et de leur collocation, cette dernière restant de la compétence de la DGRH.

Le renforcement de la santé et de la sécurité au travail, l’identification des dangers et la prévention des risques, y compris psychosociaux ainsi que l’accompagnement des personnes durablement atteintes dans leur santé constitue également un axe retenu dans l’organisation de la DGRH.

Avec une DGRH constituée de 5 directions répondant à la Directrice générale RH, Mme Cécilia Bähni, entrée en fonction le 1er février 2023, l’État de Vaud, le plus grand employeur du canton, dispose ainsi d’un service centralisé des ressources humaines performant et moderne à même de répondre aux changements, aux évolutions et aux défis des nouveaux modèles de travail, ainsi qu’aux attentes légitimes des cadres et des collaboratrices et des collaborateurs qui constituent la richesse de cette administration.

 

Directive sur la protection de la santé des femmes qui allaitent

L’administration cantonale vaudoise s’est dotée d’une directive technique « Protection de la santé des collaboratrices enceintes et qui allaitent » et s’est engagée ainsi à garantir aux collaboratrices un processus permettant d’analyser l’adéquation entre la situation et les activités requises par leur poste de travail. Elaborée par l’Unité sécurité et santé au travail (USST) du Service du personnel (SPEV), en collaboration avec les spécialistes et médecins du travail du Département santé au travail et environnement d’Unisanté, la directive maternité est un outil de gestion, fondé sur la base légale de l’ordonnance de protection de la maternité « OProMa ».

La nouvelle directive est adaptée aux particularités de l’administration où l’on dénombre 600 grossesses par an en moyenne. Elle est entrée en vigueur le 01.04.2022.

Certaines conditions de travail pouvant potentiellement entraîner des conséquences sur la santé des femmes enceintes et sur le développement de leur enfant, chaque service est désormais tenu de réaliser une analyse du poste de travail lors d’une annonce de grossesse ou dans le cadre d’un projet de grossesse. Afin d’effectuer ce travail, il s’appuiera sur la nouvelle directive « Protection de la santé des collaboratrices enceintes et qui allaitent » comprenant des liens vers des documents et des textes de référence et complétée d’une check-list d’identification des dangers élaborée par les professionnels d’Unisanté.

Cette directive vise avant tout deux choses : la protection de la femme enceinte et allaitante et le fait de ne pas l’empêcher de travailler. « On la protège et on fait en sorte qu’elle puisse continuer à exercer son travail – et à le reprendre – dans de bonnes conditions ». Il en est ainsi appelé au bon sens et à la responsabilité individuelle.

Révision du règlement sur les conflits au travail et le harcèlement

Durant l’année 2022, le SPEV a conduit les travaux tendant à la révision du Règlement relatif à la gestion des conflits au travail et à la lutte contre le harcèlement (RCTH). La procédure d’investigation prévue par ledit règlement nécessite des améliorations. Les faiblesses du dispositif ont été relevées par la Cour des Comptes et par la Professeure Karin Lempen qui a été amenée à analyser un processus conduit au sein de l’Université de Lausanne.

Les objectifs de la révision consistent à :

  • renforcer la politique de prévention, d’information et de formation du personnel ;
  • assurer une distinction claire des prestations et à améliorer leur visibilité ;
  • instituer la prestation « personne de confiance » ;
  • formaliser les processus de prise en charge des situations ;
  • renforcer l’information des parties et des témoins dans la procédure d’investigation.

Les orientations envisagées par le groupe de projet ont été présentées à l’avis d’un groupe de résonance composé de représentantes et des représentants des cheffes et des chefs de service et de la fonction RH de sorte que les besoins du terrain ont été pris en considération. Parallèlement, le projet a été soumis à des experts du droit du travail externes à l’Administration cantonale vaudoise.

Le projet est à bout touchant et le Conseil d’État sera prochainement nanti du projet. Il lui appartiendra de déterminer les modalités de consultation des syndicats et associations du personnel afin que le nouveau règlement entre en vigueur courant 2023.

 

Développement de VD Académie et nouvelles formations proposées

Dans la continuité des travaux engagés ces dernières années pour le développement de e-learning, un effort important a été fourni pour améliorer la plateforme de formation numérique de l’ACV, VD Académie 2.0.

Les contenus sont désormais organisés par thématique pour une meilleure lisibilité de l’offre globale : État employeur, Santé et sécurité au travail, Management, etc.

Plusieurs e-learning ont été produits et ajoutés à l’offre disponible en ligne (« Feu et évacuation », « Recruter pour aujourd’hui et demain », par exemple). La dernière en date, intitulée « Protection et sécurité des données : l’essentiel » répond à la demande de la Cour des comptes de renforcer les connaissances des collaboratrices et collaborateurs de l’État sur le sujet de la protection des données, du secret de fonction et de la cybersécurité. Cette formation, obligatoire pour tout le personnel, a nécessité le développement d’une nouvelle fonctionnalité pour assurer le suivi des modules qui ont été complétés. Si les conditions de validation du module de formation sont remplies, les collaboratrices et collaborateurs se voient attribuer un « badge » facilitant l’identification des formations déjà réalisées. Pour les services, cette fonctionnalité permet d’établir des statiques sur le taux de réalisation des formations.

Ces derniers mois, l’effort s’est concentré sur la possibilité de suivre la réalisation de parcours hybrides (session présentielle et distancielle), ouvrant de nouvelles opportunités pour la valorisation des parcours de formation.

Mobilité pour les apprenties et les apprentis

Encourager la mobilité nationale et internationale des jeunes en formation professionnelle ainsi que l’apprentissage de langues nationales et étrangères constituent des objectifs prioritaires du canton de Vaud. Pour y répondre, le DEF propose désormais aux apprenties et apprentis en formation duale en entreprise un programme de mobilité nationale et internationale.

L’Unité de l’apprentissage du SPEV a été chargée de concrétiser le déploiement de ce programme pour l’ACV. Il s’adresse à l’ensemble des apprenties et les apprentis de l’administration cantonale, tous métiers confondus (29 au total), arrivant au terme de leur deuxième année d’apprentissage pour les formations sur trois ans ou au terme de leur troisième année pour les cursus sur quatre ans.

Un guide fixant les conditions d’accès, pour les personnes en formation professionnelle de l’ACV, au programme de mobilité nationale et internationale a été rédigé afin de cadrer et harmoniser les pratiques internes. Une page intranet résumant les grandes lignes de ces conditions ainsi que l’accès au guide complet est également disponible.

Observatoire des métiers et des organisations de l’Administration cantonale vaudoise

Les métiers, les compétences et les organisations se transforment à grande vitesse au fil des évolutions de l’environnement (technologiques, politiques, économiques, sociales, réglementaires). Les métiers de demain ne seront pas les métiers d’aujourd’hui : certains vont apparaître, d'autres se transformer et d'autres encore disparaître. Certains vont aussi devoir composer avec une main d’œuvre qui se fera rare ou avec des départs massifs à la retraite. Enfin, les organisations devront elles aussi s’adapter à ces évolutions pour répondre aux besoins engendrés. 

De nouveaux modèles organisationnels apparaissent déjà tant dans le privé que dans le public (holacratie, organisation libérée…). Ces modèles peuvent être source d’inspiration pour adapter nos organisations et nous ouvrir le champ des possibles sur de nouvelles alternatives.

En réponse à ces enjeux, l’observatoire des métiers et des organisations de l’ACV a pour vocation d’être la source d’informations de référence en livrant des analyses régulières et personnalisées sur les évolutions des métiers et de l’organisation auprès de/des :

  • la Cheffe du DCIRH et du Conseil d’État : indicateurs clés de la gestion des postes et des effectifs, principales évolutions des métiers et des organisations de l’ACV ;
  • la Commission d’évaluation des fonctions : analyses sur les métiers pour lesquels la CEF a été saisie ;
  • cheffes et des chefs de service et responsables RH : analyses sur les tendances des métiers sensibles et stratégiques, évolutions organisationnelles et indicateurs clés de gestion des postes ;
  • services : préparation aux changements par des actions RH ciblées ;
  • collaboratrices et collaborateurs: sensibilisation aux métiers « en devenir » et aux passerelles entre métiers.

Par cet observatoire, il s’agit de préparer aujourd’hui le futur des métiers et de l’organisation de l’ACV. En 2022, un pilote a été réalisé avec la DGNSI, un autre a débuté avec la DGMR.

 

Crise énergétique

Le risque d’une crise énergétique grave que traverse la Suisse depuis l’automne 2022 pourrait affecter de manière conséquente le fonctionnement de l’État. À cet effet, le SPEV a été intégré dans les différentes commissions et délégations afin de travailler à la mise en place de mesures organisationnelles impactant le personnel. Pour commencer, à l’instar des autres services de l’ACV, le plan de continuité des affaires a été revu et complété. Il en ressort une priorisation des activités RH indispensables au bon fonctionnement de l’État.

Un message, complété par la DGIP, a aussi été adressé à l’ensemble des services communiquant les mesures d’économie d’énergie touchant le personnel à mettre en place au sein des différents bâtiments de l’État.

En prévision d’un éventuel délestage ou « black-out », une synthèse a été rédigée qui regroupe un panel de mesures applicables au personnel de l’État de Vaud. Elle est ainsi prête à être soumise au Conseil d’État si le risque venait à se concrétiser.

Travaux sur le système d’information RH - SIRH2

Pour rappel, le projet SIRH2 concerne la mise à disposition des services de l’ACV d’un outil moderne et informatisé de gestion du recrutement. Il n’est en effet plus gérable de maintenir une gestion du recrutement différenciée par service. Ce nouveau logiciel permettra une forte optimisation de la gestion administrative du processus de recrutement et permettra de disposer d’une vision globale sur les activités de recrutement à l’ACV.

Les fonctionnalités principales seront notamment :

  • la gestion des candidatures ;
  • la gestion des ouvertures de postes et des publications ;
  • le « onboarding » automatisé dans le SIRH gestion administrative et paie ;
  • la gestion administrative des entretiens.

Les travaux menés en 2022 ont essentiellement consisté en la finalisation des négociations avec le fournisseur, la contractualisation de cette solution Cloud en conformité avec la loi cantonale sur la protection des données ainsi que le début des activités de paramétrage de l’outil et la présentation aux services. La planification prévoit une implémentation à partir de juin 2023 et jusqu’à la fin de l’année. En parallèle à ce projet, l’EMPD SIRH3 qui contient la suite des modules RH à mettre en place sera mis en consultation au printemps 2023.

Développement de la marque État Employeur

La marque employeur est un concept clé au cœur du marketing RH. Grâce à elle, les entreprises créent la meilleure stratégie possible pour, non seulement, attirer les candidats qui recherchent l’authenticité, des possibilités d’évolution de carrière, de sentiment d’accomplissement ou de formation, mais aussi pour fidéliser ses collaborateur·trice·s et ainsi accroitre leur sentiment d’appartenance.

L’État de Vaud, en souhaitant développer une image employeur forte et visible pour lui permettre notamment de véhiculer ses valeurs et sa culture institutionnelle, répond aujourd’hui à des enjeux stratégiques RH essentiels.

Pour ce faire, plusieurs travaux préparatoires au déploiement de cette image « Etat-employeur » ont déjà été engagés :

  • un inventaire, ainsi qu’une évaluation des prestations RH et des moyens de diffusion associés, a été réalisé pour l’ensemble des thématiques RH connues ;
  • un projet de sondage a été initié afin d’évaluer la perception de l’image État employeur auprès des collaboratrices et collaborateurs de l’État de Vaud (personnel en formation, collaborateurs depuis moins d’un an, autres collaborateurs).

Afin de rendre encore plus visible et identifiable l’image de l’État employeur, plusieurs réflexions ont également été engagées dans le cadre de la mise à jour du site internet de l’État, future porte d’entrée incontournable de la marque de l’État.

Projet Mobilité durable ACV

Que ce soit dans le cadre de l’agenda 2030 cantonal, du Plan climat vaudois 1re génération ou du plan OPAIR 2018, l’ACV, en tant qu’État employeur exemplaire, se doit de mettre en œuvre des actions permettant de réduire les impacts environnementaux et sociétaux des déplacements professionnels et pendulaires de son personnel. Le Conseil d’État a ainsi mandaté le SPEV en juillet 2022 afin de revoir et développer sa politique en matière de déplacements professionnels et pendulaires des collaboratrices et collaborateurs de l’ACV, avec l’appui technique de la DGMR et de la DGIP.

Une feuille de route a été élaborée à cet effet, dont la première étape débutée cette année consiste à effectuer un état des lieux de l’ensemble des pratiques de mobilité à l’ACV. Il permettra de poser les bases pour le développement de la future politique de mobilité au sein de l’administration.

Le projet a pour objectif de mettre en œuvre une politique qui soit cohérente, contraignante et équitable, tout en tenant compte des besoins des différents métiers, et en garantissant la continuité des prestations délivrées. Cette politique doit favoriser une réduction des déplacements ainsi que l’utilisation de modes de transports actifs là où cela est possible. Elle doit également encourager le report du mode de transport individuel motorisé vers des modes collectifs et moins impactant pour l'environnement. Elle concerne toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs de l’Administration cantonale vaudoise à l’exception de l’UNIL, des Hautes écoles et du CHUV, qui bénéficient de directives propres et spécifiques à leurs domaines d’activité respectifs.

Stratégie RH 2023-2027

La stratégie RH 2018-2022 arrivant à son terme, un bilan s’impose en vue d’établir une nouvelle stratégie en lien avec le nouveau programme de législature 2022-2027 du Conseil d’État.

Il s’est agi en 2022 de poser une démarche et un planning en vue de réaliser le bilan chiffré et documenté de la stratégie RH 2018-2022 et de définir la stratégie RH 2023-2027.

Le bilan a été effectué au travers d’une analyse qualitative et quantitative des différents travaux menés par le SPEV au cours de ces cinq dernières années. Les indicateurs développés pour le suivi de la stratégie RH ont été consolidés avec les différentes équipes concernées, ce qui a permis d’obtenir des mesures concrètes de l’impact de la stratégie RH menée depuis 2018. Les entretiens avec les cadres et spécialistes à l’interne du SPEV ont permis d’identifier des axes de développement pour les prestations RH délivrées au sein de l’ACV. Des entretiens ont également été menés auprès d’un panel de responsables RH et des cheffes et chefs de service afin d’intégrer le retour du terrain sur les prestations RH. D’autre part, des recherches et analyses sur le contexte externe à l’ACV, le marché du travail, les enjeux RH actuels, ainsi que les aspirations sociétales ont été conduites pour compléter ce bilan. Le document final servira de base pour le développement de la future stratégie RH 2023-2027.

Les prestations de la DGRH