Prestations de la Direction générale des immeubles et du patrimoine (DGIP)

Direction générale

Descriptif

• Direction et gestion du service.
• Définition et mise en œuvre des stratégies générales et des axes de développement.
• Interface avec le Chef de département, le Conseil d’Etat et le Grand Conseil.

Affaires stratégiques et communication

L'entité Affaires stratégiques et communication apporte un appui à la Direction générale. Elle s’occupe des aspects administratifs et logistiques du service. Elle est également chargée d'assurer la qualité rédactionnelle et la faisabilité politique des documents émanant de la DGIP à destination du public et/ou des autorités politiques.

Descriptif

• Appui à la Direction générale
• Support administratif et logistique.
• Suivi des processus et des directives
• Informatique et archivage.
• Communication.
• Rédaction ou relecture des textes destinés au Grand Conseil, au Conseil d'Etat, au chef du département, au Contrôle cantonal des finances.
• Préparation de présentations publiques d'activités de la DGIP.
• Rédaction de notes stratégiques internes.
• Rédaction de courriers de nature stratégique.
• Réponses aux consultations.
• Suivi des participations.

Gestion financière et gestion du personnel

L'entité Finances et controlling est chargée de la gestion budgétaire du service (budget de fonctionnement et d'investissement). Elle assure la tenue des comptes. Elle fournit des prestations de support aux autres entités du service.

L'entité Ressources humaines est chargée de la gestion du personnel sur le plan administratif. En outre, elle s'assure du développement, de la promotion et de la mise en œuvre de la politique du personnel de l'Etat de Vaud au sein du service, compte tenu des orientations stratégiques, des besoins de l'organisation et des collaboratrices et collaborateurs.

Finances et controlling

• Etablissement, gestion et suivi du budget de fonctionnement et d'investissements.
• Gestion administrative des paiements aux fournisseurs.
• Facturation clients et gestion du contentieux.
• Gestion de la TVA.
• Etablissement et gestion des décomptes de chauffage.
• Gestion des comptes de chèques et des caisses.
• Gestion de la comptabilité, contrôles, bouclement annuel des comptes.

Ressources humaines

• Recrutement.
• Développement des compétences, coordination des actions de formation.
• Gestion des relations de travail.
• Accompagnement lors des changements.
• Conseil, orientation et appui aux cadres.
• Coordination de la formation des apprentis.
• Gestion administrative du personnel.
• Pilotage des entretiens d'appréciation.
• Gestion des projets RH.
• Préparation et gestion du budget du personnel.
• Case Management.
• Participation à divers projets RH transversaux.
• Gestion des effectifs.

L'entité Construction durable a pour mission de définir les objectifs économiques, environnementaux et sociaux des projets de construction de l'Etat et d'en garantir le respect. Dans cette perspective, elle a notamment la charge de fournir un logiciel adapté et propre à certifier que les bâtiments de l'Etat sont conformes aux meilleures normes énergétiques équivalentes à celles de Minergie-P-ECO.

Descriptif

• Développement et adaptation du logiciel Sméo afin d'obtenir une certification pour les bâtiments de l'Etat.
• Etablissement et mise à jour d'un état des lieux du parc immobilier de l'Etat, analyse et propositions de mesures visant à l'assainissement des bâtiments et à l'optimisation de leur entretien.
• Conduite et animation de groupes de travail chargés de valoriser des réalisations exemplaires.
• Organisation de conférences et de débats publics.
• Rédaction de publications spécialisées, de rapports destinés aux autorités politiques cantonales.
• Participation à des groupes de travail aux niveaux intercantonal et national.

Stratégie de planification des bâtiments de l'Etat

• Représentation du maître de l'ouvrage dans toutes les phases stratégiques des opérations de réalisation d'ouvrages.
• Planification des constructions et de leurs incidences financières.
• Contrôle des besoins des services, établissement du programme des constructions et études de faisabilité.
• Conduite des études et démarches urbanistiques.
• Application de la "Stratégie immobilière de l'Etat de Vaud" aux immeubles de l'Etat.

Pilotage opérationnel des projets de construction

• Obtention des crédits et subventions.
• Organisation des procédures de marchés publics et concours pour l'acquisition de prestations, ainsi que pour les travaux de construction.
• Relations avec les autorités.
• Arbitrage de conflits.

Exécution des projets

• Mise en soumission des chantiers.
• Suivi technique et financier des chantiers.

Stratégie de conservation du parc immobilier de l'Etat et de ses aménagements extérieurs par

• Diagnostic technique et physique des ouvrages.
• Maintien de la valeur du parc immobilier.
• Détermination des besoins et des moyens financiers et techniques (obtention des crédits auprès du CE et du GC).
• Optimisation de l'utilisation des surfaces.
• Planification, contrôle et suivi des installations techniques des bâtiments.
• Réduction des consommations d'énergie et augmentation de la production d'énergie renouvelable.
• Contrôle de la sécurité des ouvrages.
• Pilotage et direction des opérations d'entretien.
• Bouclement et archivage des dossiers techniques et administratifs sous formes numérique et papier.

Maîtrise d'œuvre

• Projet et réalisation de travaux d'entretien (maintenance et réfection) et de modification d'exploitation.
• Surveillance technique des installations, maintien du confort.
• Tenue à jour de la documentation technique, des méthodes d'analyse et de statistiques.

Instruments de travail et conseils

• Etablissement de règles communes aux services constructeurs de bâtiments (DGIP, UNIBAT, CITS-CHUV, SSP).
• Conseils aux services et aux fondations.

Expertises de constructions scolaires communales

• Préavis sur tous les dossiers des constructions scolaires communales en vue de la délivrance par le DFJC de l'autorisation cantonale ad hoc.
• Contrôle de la conformité des constructions.
• Tenue de statistiques scolaires.

• Valorisation du patrimoine bâti de l'Etat.
• Gestion des baux, fermages et contrats divers.
• Gestion des places de parc attribuées aux collaboratrices et aux collaborateurs de l'Etat.

Unité des opérations foncières (UOF)

Opérations d’acquisition, de vente, d’échange ou toutes autres formes de transfert immobilier sur la base des besoins des directions et services de l’Etat.

Descriptif:

• Mise en œuvre des objectifs du Conseil d’Etat en matière foncière
• Conduite des opérations foncières, soit en résumé :
• Recherche des sites potentiels pour le développement,
• Contact avec tiers pour négociations,
• Consolidations des conditions de transaction et garanties dans les actes notariés,
• Obtention des procurations auprès des instances politiques compétentes
• Expertise des terrains susceptibles d’être vendus ou achetés avec l’appui de la Commission cantonale immobilière (CCI)
• Défense de l’intérêt de l’Etat dans les Syndicats d’améliorations foncières et dans les procédures d’expropriations formelle et matérielle
• Gestion des droits de superficies et autres droits réels restreints sur le patrimoine de l’Etat
• Maintien du potentiel de valeur du patrimoine foncier de l’Etat, notamment dans les procédures d’affectation du sol
• Représentation de l’Etat auprès de tiers en tant que propriétaire foncier
• Gestion du fonds d’acquisition pour les immeubles de réserve (FAIR)
• Tenue de l’inventaire des portefeuilles fonciers et publication interne des géo données

Assurances

Gestion opérationnelle des assurances choses, patrimoine et responsabilité civile.

Descriptif

• Relation avec les services de l'ACV dans le domaine des assurances choses, patrimoine et responsabilité civile.
• Gestion de la facturation interne des primes d'assurances aux services.
• Suivi des relations et coordination avec les différents intervenants au sein de l'Etat.
• Procédures et suivi des sinistres.
• Traitement des prétentions en dommages et intérêts.

Surfaces louées auprès de tiers

Surfaces louées auprès de tiers pour le logement des services de l'Administration cantonale.

Descriptif

• Examen des besoins en surfaces annoncés par les services.
• Recherche de locaux disponibles.
• Négociation des conditions de location, travaux, aménagements, etc.
• Examen des baux à loyer et préavis avant signature par le chef du département concerné.
• Gestion des baux en vigueur (hausses de loyer, décomptes de charges, etc.).

Bâtiments administratifs et d'enseignement

Gestion de l'exploitation des surfaces occupées par les services et les pôles d'enseignement professionnel.

Descriptif

• Définition et application des standards de nettoyage.
• Optimisation du nettoyage in/outsourcing.
• Conduite et encadrement du personnel de conciergerie.
• Approvisionnement en machines, matériel et fournitures.
• Gestion, valorisation et tri des déchets produits par l'Administration cantonale vaudoise.
• Appui technique pour des points spécifiques du domaine d'activité.

Archéologie cantonale

Détermination du patrimoine archéologique cantonal

• Etablissement et tenue à jour de l'inventaire des sites archéologiques
• Gestion et mise à disposition des données.
• Prospection, détection et évaluation des sites archéologiques.

Protection du patrimoine archéologique cantonal

• Prise de mesures de surveillance, de protection et de conservation.
• Contrôle des projets de construction et d'aménagement.
• Rédaction de préavis, délivrance des autorisations spéciales.
• Dénonciation d'infractions.
• Autorisations, organisation, contrôle, réalisation de fouilles archéologiques préventives ou de sauvetage.
• Conservation et restauration de monuments archéologiques, notamment ceux qui appartiennent à l'Etat.
• Gestion financière, gestion du personnel auxiliaire.
• Gestion de subventions cantonales et fédérales pour l'archéologie.
• Etudes, rapports sur les investigations, publications et informations publiques.

Réalisation de tâches de la Confédération dans le domaine de l'archéologie

Organisation et réalisation de fouilles pour le compte de la Confédération.

Transmission des connaissances

• Organisation de visites et chantiers archéologiques, publication d'Archéologie vaudoise, chroniques annuelles, et participation à diverses autres publications.

Identification et connaissance du patrimoine cantonal

• Validation du recensement fédéral des sites construits (ISOS) pour l'ensemble des communes vaudoises.
• Mise à jour du recensement architectural cantonal par commune.
• Etablissement d'inventaires spécifiques.
• Recherches et rédaction de l'inventaire des monuments d'art et d'histoire.
• Mise à jour de l'inventaire des biens culturels pour la Protection des biens culturels (PBC).

Mesures préventives

• Mise sous protection par l'inscription à l'inventaire et le classement comme monument historique des sites et ouvrages dignes de protection au sens de la LPNMS.
• Documentation et détermination, en cas d'intervention, de l'intérêt des objets protégés.
• Application des dispositions fédérales en matière de PBC.
• Participation à l'établissement des instruments de planification concernant l'aménagement du territoire.

Contrôle et conseil

• Analyse des projets intervenant sur des objets protégés, délivrance de préavis et d'autorisations spéciales au sens de la LPNMS
• Octroi de subventions cantonales à des tiers pour des travaux de documentation, de prévention, de conservation et de restauration.
• Réquisition pour l'Etat et les tiers de subventions fédérales pour les travaux de documentation, de prévention, de conservation et de restauration d'objets protégés.

Transmission des connaissances

• Mise en valeur du patrimoine matériel et immatériel, notamment par l'organisation des Journées européennes du patrimoine et par la publication de la revue annuelle Patrimonial.

• Achats, approvisionnements.
• Impression et acheminement de divers documents (matériel de vote, etc.)