Archives

La gestion documentaire et l’archivage permettent notamment de :

• retrouver facilement les informations utiles ;
• assurer l’efficacité et la continuité de l’action communale ;
• défendre les droits des autorités communales et des citoyen·ne·s ;
• garantir la transparence des activités communales ;
• contrôler l’accès aux données personnelles sensibles ;
• constituer un patrimoine unique et irremplaçable pour l’histoire du territoire communal.

• Le plan de classement, basé sur les missions et activités de l’administration, est la colonne vertébrale de la gestion documentaire. Il est transversal et doit être identique pour les dossiers papier et électroniques ; à l’intérieur des rubriques du plan, les documents sont classés dans des dossiers d’affaire (1 dossier = 1 prestation, 1 affaire ou 1 projet) ;
• Le calendrier de conservation indique les durées d’utilité et le sort final des dossiers. Le sort final peut être l’élimination, l’échantillonnage ou l’archivage historique ;
• Le bordereau d’élimination permet à la·au syndic·que d’autoriser les éliminations des dossiers au terme de leur durée d’utilité.
• Le bordereau de versement est établi lors du transfert aux archives historiques des dossiers qui ne sont plus utiles dans l’administration mais dont la valeur patrimoniale est attestée ;
• Les inventaires permettent à la commune d’accéder à sa propre mémoire et de répondre aux demandes des citoyen·ne·s, mais aussi de gérer les espaces de stockages et de se protéger contre les utilisations non autorisées. La base de données Panorama (www.panorama.vd.ch) contient les inventaires de toutes les archives communales vaudoises des origines à 1960. La plateforme vaud.archivescommunales.ch est à disposition des communes pour saisir et mettre à jour les inventaires.

Implémenter une GED (Gestion électronique des documents), ce n’est pas faire de l’archivage électronique ! Lors de l’installation d’un tel système, il faut intégrer des fonctions d’archivage comme l’exige la loi, à savoir :

Les archives analogiques (papier, parchemin, tirage photographique, etc.) sont sensibles au climat régnant dans les lieux où elles sont conservées. Afin d’assurer leur transmission en bon état aux générations futures, il est nécessaire de prévoir :

• un local sécurisé et avec de bonnes conditions de température et d’humidité ;
• des archives bien conditionnées et bien tenues ;
• une surveillance régulière des locaux et des archives.

Attention : la chaleur et l’humidité favorisent le développement de moisissures nuisibles tant pour les documents que pour la santé humaine.

Dans un projet de fusion, les questions suivantes doivent être posées :

• Comment seront classés les dossiers de la future commune ?
• Comment seront gérées les archives des anciennes entités ?
• Qui en sera le responsable ?

Les archives des anciennes communes sont closes le jour de la fusion ; elles forment des unités distinctes et inaliénables (voir la fiche 14 du Guide pour les fusions de communes).

• Existe-t-il un plan de classement et des procédures écrites pour la gestion documentaire ?
• Y a-t-il une personne de référence au sein de l’administration (préposé·e ou archiviste) ?
• Quelles sont les conditions de conservation des archives historiques ?

• veiller en tout temps à l’application et à la mise à jour des outils et procédures de gestion documentaire ;
• traiter ensuite les archives récentes et les moins récentes ;
• intégrer l’archivage dès le lancement d’un projet informatique ou de dématérialisation ;
• surveiller régulièrement les conditions de conservation des archives historiques.

Sur internet :

• Page des Archives communales
• Inventaires:
  • www.panorama.vd.ch
  • https://vaud.archivescommunales.ch
• Page des Archives cantonales
• Guide pour les fusions de communes, fiche 14, en ligne

Bases légales :

• Loi sur l’archivage (LArch)
• Règlement d’application de la LArch

Formations :

• Loi sur l’archivage : principes et conséquences pour les communes
• Sur demande